Bereits seit vergangenem Jahr können Rechnungen an den Bund als E-Rechnung gestellt werden. Seit dem 1.1.2014 müssen alle Rechnungen an Bundesdienststellen (ausgenommen sind Bargeldzahlungen) als elektronische Rechnung gestellt werden. Papierne Rechnungen oder nicht strukturierte Rechnungen (z.B. im PDF-Format) werden nicht mehr akzeptiert – und somit nicht bezahlt.
Ab 1.1.2014 ist die E-Rechnung an den Bund Pflicht
Einige Unternehmer werden sich fragen, warum die Republik den Papierrechnungen abschwört. Laut dem Bundesministerium für Finanzen erhalten alle Bundesdienststellen gemeinsam derzeit von ihren Vertragspartnern etwa zwei Millionen Rechnungen pro Jahr. Der Aufwand für die Bearbeitung ist enorm. Durch ein elektronisches System, das Rechnungen erfasst und bearbeitet, können die Dauer und die Kosten dieser Bearbeitung erheblich reduziert werden. Was auch für den Rechnungssteller positiv ist: Die Rechnung wird schneller bezahlt.
USP-Anmeldung als Voraussetzung für die Rechnungseinbringung
Voraussetzung für die Rechnungseinbringung an die Bundesdienststellen ist (außer bei PEPPOL) eine Anmeldung beim Unternehmerservice-Portal USP. Unternehmer können sich dort entweder durch die Login-Daten von FinanzOnline, ihre Bürgerkarte oder über die Handy-Signatur anmelden. Mehr Informationen zur Anmeldung und weitere Ratgeber zum Thema gibt es auf www.usp.gv.at.
Einbringungsmöglichkeiten der E-Rechnungen – ein Überblick
Es stehen diverse Einbringungsmöglichkeiten für E-Rechnungen parat. Grundsätzlich unterschieden werden kann die Einbringung
über ebInterface als XML-Datei
ebInterface wird seit 2004 von AustriaPro, ein Verein der zur WKÖ gehört, entwickelt und gewartet. Die Version 4.0 ist die aktuellste, beim Bund werden allerdings auch die Formate 3.0 und 3.02 akzeptiert. Unternehmern stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung, dem Bund XML-Rechnungen zukommen zu lassen:
1. Übermittlung per Webformular
Die Übermittlung per Webformular eignet sich für alle, die nur hin und wieder Rechnungen an den Bund stellen und es so einfach wie möglich halten möchten. Die wichtigen Rechnungsdaten werden mit Hilfe eines Webformulars auf der offiziellen ER>B Webseite des Bundes manuell eingegeben und abgesandt. Danach werden die eingegebenen Werte automatisch in das vom Bund geforderte Format konvertiert und über die ER>B Schnittstelle weiterverarbeitet.
+ für Unternehmen mit wenigen Rechnungen
+ keine Investitionskosten für neue Software
– eignet sich nicht für hohes Rechnungsvolumen, da manuelle Dateneingabe
– kein Speichern von Artikeldaten und Rechnungsvorlagen
2. Upload der XML-Rechnung über Webformular
Wer bereits mit einer Software ausgestattet ist, die ebInterface-Instanzen erzeugen kann, nutzt am besten die Möglichkeit des Uploads der XML Rechnung. Die ebInterface Instanzen können via Upload-Schnittstelle auf der offiziellen ER>B Webseite in das System des Bundes übertragen werden. Also: Einfach über die ERP-/FIBU-Software die strukturierten XML-Rechnungen erzeugen und die Datei dann mittels Webformular uploaden. Im Vergleich zur oben genannten Möglichkeit sparen Sie sich die doppelte Dateneingabe, und die bereits mit der internen Software erzeugte Datei kann direkt hochgeladen werden.
+ keine doppelte Dateneingabe, da bereits interne Software die XML-Datei erzeugt (manuelle Eingabe an Schnittstelle fällt weg)
+ auch für höheres Rechnungsvolumen geeignet
+ WKÖ stellt Gratis-Software bzw. Word Plugin für Erzeugung von ebInterface-Rechnungen bereit
– Software vonnöten, die ebInterface-konforme Rechnungen erzeugen kann – sie muss mit „hauseigener“ Software abgestimmt werden
3. Automatische Übermittlung per Webservice
Die automatische Übermittlung per Webservice ist die Einbringungsart mit dem höchsten Automatisierungsgrad, die sich vor allem für diejenigen Unternehmer eignet, die dauerhaft und regelmäßig ein höheres Rechnungsvolumen an den Bund stellen. Bei dieser Möglichkeit wird zwischen der ERP bzw. der FIBU Software Ihres Unternehmens und dem Webservice des Bundes eine Verbindung hergestellt. Über diese Verbindung werden über SOAP-Nachrichten die einzelnen ebInterface Instanzen übertragen. Um die Webservice-Schnittstelle zu aktivieren, müssen einige weitere Einstellungen im Unternehmensserviceportal eingestellt werden.
+ direkte Verbindung zwischen ERP-System des Unternehmens und der ER>B Schnittstelle
+ Übermittlung großer Rechnungsmengen ohne manuelle Eingabe oder Interaktion
– Anpassungskosten für die ERP Software
über PEPPOL (kostenpflichtiges europäisches Netzwerk)
Zusätzlich zum vorgestellten ebInterface besteht die Möglichkeit, die Rechnungen an den Bund über die Transaktionsinfrastruktur PEPPOL zu stellen, allerdings ist die Mitgliedschaft bei Pan-European Public Procurement OnLine kostenpflichtig. Durch PEPPOL, ein System, das Teil des Rahmenprogramms für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation der Europäischen Kommission ist, können öffentliche Strukturen supranational miteinander kommunizieren. PEPPOL unterstützt allerdings keine ebInterface-Rechnungen sondern nur ULB-Rechnungen. Diese Transaktionsinfrastruktur ist somit besonders für jene geeignet, die bereits Mitglied im PEPPOL-System sind.
+ auch für größeres Rechnungsvolumen geeignet
– kostenpflichtig
– ULB statt ebInterface-Rechnungen
Wissenswertes
Unternehmer haben also gleich mehrere Möglichkeiten, ihre E-Rechnung an den Bund zu erzeugen. Papier-Rechnungen, die den Bund nach dem 1.1.2014 erreichen, werden abgelehnt und nicht bezahlt. Sie müssen nochmals auf elektronischem Weg eingebracht werden. Elektronische Rechnungen müssen alle in einem strukturiertem Format (XML oder ULB) verschickt werden – PDF-Rechnungen werden nicht akzeptiert. Eine digitale Signatur ist bei den neuen E-Rechnungen nicht mehr nötig. Eine Rechnung darf maximal 999 Positionen beinhalten. Derzeit werden noch keine elektronischen Stornos akzeptiert – diese Prozesse werden wie bisher an der jeweiligen Bundesdienststelle bearbeitet. Es können auch Gutschriften an die Bundesdienststellen geschickt werden: Sie sind analog zu Rechnungen aufgebaut. Je nach Datentyp muss im entsprechenden Feld der Dokumententyp Gutschrift ausgewählt werden. Die jeweiligen Endsummen müssen auf jeden Fall positiv sein.
